Samodejno dogovarjanje ogledov: kako agencija uskladi termin brez telefonskega usklajevanja

Za en sam ogled nepremičnine gre pogosto pet ali več sporočil in klicev: kupec vpraša, ali je nepremičnina še na voljo, posrednik predlaga termin, kupec ne more, posrednik predlaga drugega, nato še potrditev in opomnik. Pri desetih ogledih na teden je to več ur usklajevanja.

To delo lahko prevzame AI asistent, povezan s koledarjem posrednika. Kupec dobi predlog termina v nekaj minutah, potrjen ogled pa se sam vpiše v koledar.

Kako poteka dogovor za ogled

1. Kupec pošlje povpraševanje po e-pošti ali prek obrazca na spletni strani.
2. Sistem pogleda koledar posrednika in poišče proste termine po vaših pravilih: v katerih dnevih in urah izvajate oglede ter koliko časa potrebujete med dvema ogledoma.
3. Kupcu predlaga dva konkretna termina skupaj s podatki o nepremičnini.
4. Kupec odgovori, na primer »sreda mi ustreza«. Sistem razume odgovor, tudi če ni napisan natančno.
5. Ogled se sam vpiše v koledar z naslovom nepremičnine, imenom in telefonom kupca ter povezavo na oglas.
6. Kupec dobi potrditev, dan pred ogledom pa še opomnik.

Primer

Kupec ob 20.40 piše: »Zanima me hiša v Preboldu. Bi si jo lahko ogledal ta teden?«

V nekaj minutah dobi odgovor:

»Pozdravljeni, hvala za zanimanje. Hiša je še na voljo. Ogled vam lahko ponudim v sredo ob 10.00 ali v četrtek ob 16.30. Kateri termin vam ustreza?«

Ko kupec odgovori »četrtek«, se v koledarju posrednika pojavi dogodek »Ogled: hiša Prebold, Janez Novak, 041 …«, kupec pa dobi potrditev z naslovom in navodili za prihod.

Pravila, ki jih nastavimo skupaj

Dober sistem za oglede ni samo povezava s koledarjem. Upoštevati mora, kako dejansko delate:

• Delovni čas za oglede: na primer ob delavnikih med 9. in 18. uro, ob sobotah dopoldne.
• Čas za pot: med ogledi na različnih lokacijah sistem pusti dovolj časa.
• Zadržani termini: ko sistem termin predlaga, ga za nekaj ur zadrži, da ga ne ponudi še komu.
• Nepremičnine z lastnikom ali najemnikom: termin je najprej začasen, dokončno ga potrdite vi.
• Izjeme: dopust, sestanki in dnevi brez ogledov se upoštevajo samodejno iz koledarja.

Koliko časa prihrani

Izračun je preprost: Prihranjen čas na mesec = število ogledov na mesec × minute usklajevanja na ogled ÷ 60.

Če za en ogled porabite 15 minut za klice in sporočila in imate 40 ogledov na mesec, je to 10 ur na mesec. Pomembnejše je, da kupec termin dobi takoj, ko je njegovo zanimanje največje, in ne naslednji dan. Za izračun na vaših številkah lahko uporabite kalkulator prihrankov.

Osebni podatki in nadzor

Povpraševanja in termini vsebujejo osebne podatke, zato morajo biti pravila jasna. Z agencijo sklenemo pogodbo o obdelavi osebnih podatkov (DPA), dostop do koledarja in e-pošte posrednik lahko kadarkoli prekliče, podatki strank pa se ne uporabljajo za učenje modelov. Nobeno sporočilo ne odide brez potrditve posrednika, dokler se sam ne odloči drugače.

Kako začeti

Najbolje je začeti s povpraševanji s spletne strani in enim koledarjem. Prvi teden posrednik potrjuje vse predloge, potem sistem prilagodimo na podlagi resničnih ogledov. Dogovarjanje ogledov se najbolje dopolnjuje s hitrimi odgovori na povpraševanja, saj kupec v istem sporočilu dobi podatke in termin.

Več o avtomatizacijah za agencije najdete na strani AI avtomatizacije za nepremičninske agencije. Če želite videti, kako bi to delovalo pri vas, se dogovorite za kratek posvet.