AI v zobni ordinaciji: naročanje terminov in manj neprihodov brez dodatnega dela recepcije

Zobna ordinacija ima poseben ritem: osebje je večino dneva ob pacientih ali stolu, telefon pa zvoni takrat, ko ni nikogar, ki bi se lahko oglasil. Pacient, ki ne dobi odgovora, pogosto pokliče drugam. Termin, ki ostane prazen zaradi neprihoda, pa pomeni izgubljen čas zdravnika in ordinacije.

Prav takšni ponavljajoči se postopki so primerni za avtomatizacijo. Spodaj so štiri področja, kjer ordinacija pridobi najhitreje, ne da bi spreminjala način dela z zdravstvenimi podatki.

1. Odgovor na povpraševanja zunaj ordinacijskega časa

Pacient napiše zvečer ali ob koncu tedna: »Ali imate prost termin za pregled?« AI lahko:

• iz vašega koledarja prebere proste termine in upošteva trajanje obiska,
• pripravi odgovor v vašem tonu z dvema predlogoma terminov,
• vpraša za podatke, ki jih ordinacija potrebuje (ime, telefon, vrsta obiska),
• sporočilo osebju pošlje v pregled, da ga recepcija potrdi z enim klikom.

Pacient dobi odgovor v nekaj minutah in ne naslednji dan.

2. Opomniki pred terminom

Neprihod je za ordinacijo drag, a ga veliko lažje preprečiš z jasnim opomnikom. Sistem lahko:

• dan ali dva pred terminom pošlje kratko sporočilo z uro, naslovom in navodili (na primer kaj prinesti),
• omogoči preprosto potrditev ali odpoved z odgovorom na sporočilo,
• ob odpovedi termin takoj označi kot prost.

Besedilo, čas pošiljanja in ton določite vi.

3. Zapolnitev sproščenih terminov

Ko pacient odpove termin, ostane vrzel. AI lahko iz vašega seznama čakajočih izbere pacienta, ki je želel zgodnejši termin, in mu pošlje predlog. Pacient potrdi, recepcija vidi spremembo. Brez dodatnega klicanja.

4. Odgovori na pogosta vprašanja

»Koliko stane pregled?«, »Ali sprejemate nove paciente?«, »Kje lahko parkiram?« Odgovori so v večini enaki. AI jih pripravi na podlagi vaših navodil. Strokovnih vprašanj o zdravljenju ne odgovarja, ampak jih preusmeri na osebje.

Kje je meja

Pri zdravstveni dejavnosti je meja pomembna in jo je treba povedati naprej:

• asistent ne postavlja diagnoz in ne svetuje o zdravljenju,
• sporočila, ki omenjajo bolečino ali nujnost, takoj preusmeri osebju,
• dela samo s podatki o terminih, ne z zdravstvenimi kartoni,
• osebje lahko vedno prevzame pogovor.

Kako izračunati, ali se splača

Za vsako od zgornjih opravil ocenite:

• koliko minut na dan vzame odgovarjanje na termine in vprašanja,
• koliko terminov mesečno ostane praznih zaradi neprihoda ali odpovedi,
• kolikšna je vrednost enega praznega termina v vaši ordinaciji.

Prihranek na mesec = prihranjeni čas recepcije + vrednost zapolnjenih terminov.

Že en zapolnjen termin na teden je lahko več kot mesečni strošek vzdrževanja. Hitro oceno na vaših številkah omogoča kalkulator prihrankov.

Kako začeti

Najbolje je začeti z enim opravilom, običajno z opomniki pred terminom, in ga preizkusiti nekaj tednov. V kratkem pregledu pogledamo, kako ordinacija že danes naroča in v kakšni obliki je koledar, nato predlagamo, kaj je mogoče brez posegov v vaš program.

Več o avtomatizacijah za zobne ordinacije najdete na strani Pregled panog. Če želite oceno za vašo ordinacijo, se dogovorite za kratek posvet.